Expertin zu Homeoffice – „Jetzt läuft ein spannender Test“

Braunschweig.  In der Corona-Krise stellen ganze Unternehmen auf Homeoffice um. TU-Professorin Simone Kauffeld erklärt, warum diese Zeit für Betriebe und Mitarbeiter eine Chance ist.

Eine Frau nimmt aufgrund der Ausbreitung des Coronaviruses aus ihrem Wohnzimmer an einer Telefonkonferenz teil.

Eine Frau nimmt aufgrund der Ausbreitung des Coronaviruses aus ihrem Wohnzimmer an einer Telefonkonferenz teil.

Foto: Sebastian Gollnow / dpa

Wer kann, arbeitet in der Corona-Krise zu Hause. Homeoffice ist für viele Unternehmen und Angestellte aber ungewohnt. Professorin Simone Kauffeld von der TU Braunschweig erklärt, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei achten sollten und welche positiven Auswirkungen die Heimarbeit haben kann – auch auf die Zeit nach der Pandemie.

Professorin Kauffeld, arbeiten Sie selbst auch gerade im Homeoffice?

Ja, mittlerweile zu 100 Prozent. Meine Mitarbeiter habe ich gebeten, Homeoffice zu machen. Es gibt dazu auch sehr klare Regelungen der TU.

Gefühlt arbeitet derzeit halb Deutschland von Zuhause aus. Worauf sollte man beim Homeoffice besonders achten?

Dazu muss ich etwas ausholen. Homeoffice bedeutet ja vor allem, digital zu arbeiten. Und das ist nicht so neu. Auch vor der Corona-Pandemie haben viele schon mit Kollegen zusammen gearbeitet, die nicht am gleichen Unternehmensstandort sitzen. Früher gab es diese Unterscheidung zwischen Face-to-Face (zu deutsch: im persönlichen Kontakt) und virtuell. Aber wir schreiben Emails beispielsweise ja schon lange auch an Kollegen, die direkt neben uns sitzen.

Diese Zweiteilung hat sich also längst aufgelöst, inzwischen sprechen wir deshalb von einem Kontinuum. Das heißt, es gibt nicht mehr das Entweder-Oder, sondern fast alle arbeiten virtuell. Das Ausmaß hat sich nur verändert. In der Corona-Krise ist der große Unterschied, dass viele erstmals dauerhaft im Homeoffice arbeiten. Also fünf Tage die Woche, mehrere Wochen am Stück, nicht mehr nur einen Tag pro Woche. Das ist der Unterschied und die Herausforderung.

Was genau ist dabei so herausfordernd?

Die Mittel, die wir dabei benutzen – Email, Telefon, Chats, Videokonferenzen – sind weniger interaktiv und weniger persönlich. Das schränkt die Reichhaltigkeit dessen, was übermittelt wird, ein. Das Nonverbale fehlt. Bei Konflikten im Team oder um ein Thema gemeinsam zu erarbeiten ist persönlicher Kontakt oft besser. Studien besagen, dass ein Anteil von 50 Prozent beim mobilen Arbeiten gut funktioniert, danach wird es schwierig in Bezug auf Absprachen und Kooperationen. Es läuft nun ein spannender Test, wie gut 100 Prozent funktionieren.

Für alle, die neu im Homeoffice sind, ist es zu Beginn jetzt erst einmal wichtig, das Unpersönliche durch eine höhere Intensität zu kompensieren, also mehr Emails zu schreiben und öfter zu telefonieren. Man sollte jetzt sehen, dass man sich gut versteht und lieber einmal mehr nachfragen, als einmal zu wenig.

Und wie richtet man sich im Homeoffice am besten ein?

Als erstes sollte man sich vergegenwärtigen, dass man damit gerade etwas Gutes für sich und andere tut, weil man das Risiko einer Übertragung des Coronavirus reduziert.

Es ist wichtig, aktiv zu bleiben, zum Beispiel morgens Sport mithilfe von Youtube-Videos zu machen oder spazieren zu gehen. Gutes Lüften ist außerdem wichtig. Und Routinen helfen sehr, etwa das gemeinsame Frühstück jetzt mit Kindern. Das sind Sachen, die man auch genießen kann, für die es vorher unter der Woche vielleicht keine Zeit gab.

Wer alleine wohnt, frühstückt allerdings auch alleine..

Ja, gerade wenn man alleine wohnt sind soziale Kontakte nach wie vor wichtig. Über Skype, Social Media oder Telefonate kann man den Draht zu anderen halten. Worauf man besser verzichten sollte, ist sich durchgehend mit Nachrichten zum Coronavirus auf dem Laufenden zu halten. Sich einmal am Tag gut zu informieren reicht. Allgemein bringt es nichts, den besorgniserregenden Gedanken jetzt – zum Beispiel wegen den Aktieneinbrüchen und der schwierigen Situation für die Wirtschaft – zu viel Raum zu lassen. Wer Ängste hat, sollte sie aufschreiben, das hilft, sie dann gezielt zu händeln.

Wie kann ich mich räumlich im Homeoffice organisieren?

In Unternehmen gibt es für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Räume, den Besprechungsraum, das Büro, die Kaffeeküche und zunehmend auch Plätze zum Telefonieren, für kreatives Arbeiten und zum Entspannen. Das sollte man auf das Zuhause übertragen und entsprechende Zonen schaffen, die möglichst abgetrennt sind. Gibt es keinen Arbeitsplatz sollte man und überlegen, ob es zum Beispiel einen ausrangierten Tisch gibt, den man aufstellen kann. Ansonsten muss man sich zeitlich arrangieren. Der Küchentisch dient dann zum Beispiel als Arbeitsplatz in einem bestimmten Zeitfenster.

Viele haben nun auch ihre Kinder den ganzen Tag zu Hause, weil Kitas, Kindergärten und Schulen geschlossen sind. Je jünger die Kinder, desto schwerer das Homeoffice, oder?

Wenn die Kinder ganz klein sind, geht es noch, weil sie viel schlafen. Diese Schlafenszeiten sollten Eltern nutzen, auch wenn sie vielleicht ungewöhnlich sind. Ich habe bei meinen zwei Kindern immer abends gearbeitet, aber das funktioniert natürlich nicht in jedem Beruf.

Mit Kindern ist Struktur im Homeoffice aber wichtiger denn je. Wer zum Beispiel kein Arbeitszimmer hat und in der Küche oder im Wohnzimmer arbeiten muss, kann eine Uhr hinstellen und sagen, von 9 Uhr bis 12 Uhr muss Mama oder Papa jetzt konzentriert hier arbeiten. In Telefonkonferenzen sollten Eltern am besten auch transparent machen, dass Kinder da sind und man eventuell von ihnen gestört wird.

Wie unterstützen Chefs ihre Mitarbeiter jetzt am besten?

Die meisten sind gerade froh, wenn ihre Mitarbeiter zu Hause bleiben. Sie sollten zuallererst Vorbild sein, und auch im Homeoffice arbeiten. Außerdem sollten sie klare Regeln für das Homeoffice kommunizieren und mit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben. Zum Beispiel Aufgaben absprechen, damit der Mitarbeiter nicht allein mit der Entscheidung gelassen wird, was er im Homeoffice machen kann und was vielleicht auch nicht. Sie müssen ihren Mitarbeitern außerdem vertrauen und ihnen, gerade wenn sie Kinder haben, auch Flexibilität bei der Arbeitszeit zugestehen.

Kommt für Angestellte durch das Homeoffice denn jetzt der große Motivationsschub, weil sie beweisen wollen, dass sie auch zu Hause effektiv sind? Oder fängt jetzt das große Gammeln an?

Das ist eine interessante Frage und wäre eine Untersuchung wert. Ich kann mir vorstellen, dass einige motiviert in das Homeoffice gestartet sind. Nach einiger Zeit mit quengelnden Kindern kommt dann vielleicht ein kleiner Einbruch, so dass man sich wieder neu motivieren muss.

Möglicherweise wird die Arbeit jetzt auch einfach anders. Bei mir fallen zum Beispiel viele Konferenzen aus. Ich habe jetzt Zeit meine To-do-Liste abzuarbeiten und hätte vielleicht auch endlich Zeit, das halb fertige Buch zu Ende zu schreiben. Die Zeit jetzt ist auch eine Chance.

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Welche Vorteile hat das Homeoffice noch?

Wir können störungsfreier arbeiten, weil zum Beispiel keine Kollegen um einen herum telefonieren. Es gibt weniger Lärm, man kann konzentrierter arbeiten. Weil viele nicht mehr pendeln müssen, sparen sie Zeit und Geld. Eigentlich lassen sich Familie und Beruf so besser vereinbaren. Das gilt jetzt natürlich nur eingeschränkt, weil Kinder den ganzen Tag zu Hause sind.

Viele sagen, dass die Arbeitsatmosphäre im häuslichen Umfeld angenehmer ist. Die Flexibilität ist höher. Aber das Bedürfnis nach sozialen, direkten Kontakten wird natürlich nicht erfüllt. Aber da wir die Situation gerade eh nicht ändern können, sollten wir uns auf die Möglichkeiten, die Homeoffice bietet, konzentrieren.

Welche nachhaltigen Auswirkungen könnten die erzwungenen Homeoffice-Arrangements denn haben?

Wir testen jetzt was in der virtuellen Zusammenarbeit geht und was nicht. Studien zeigen, dass Mitarbeiter durchaus Bedenken haben, was die fehlenden Trennung von Beruf und Familie im Homeoffice angeht. Ein überraschender Effekt könnte jetzt sein, dass die Trennung doch funktioniert, wenn ich mich an Strukturen halte. Es kann aber auch zeigen, dass es für bestimmte Arbeitstypen wirklich nicht gut funktioniert. Eine weitere Befürchtung von Angestellten ist die soziale Isolation im Homeoffice. Auch hier können Beschäftigte jetzt testen: Stimmt das wirklich? Oder arbeite ich sogar konzentriertet?

Auch Familien können jetzt ganz anders zusammenwachsen. Aber es kann natürlich auch zum Koller kommen, wenn alle auf plötzlich eng aufeinander hängen. Es ist also wirklich wichtig, Räume und Zeiten zu schaffen. Und man sollte in der Familie nicht erwarten, dass alle den ganzen Tag gut drauf sind.

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Was können Unternehmen und Arbeitgeber daraus lernen?

Sie lernen daraus, was sie tun müssen, damit mobile Arbeit gut funktioniert. Es ist ein Stresstest für die Digitalisierung und zeigt einigen Betrieben womöglich, dass ihre IT-Lösungen lückenhaft sind.

Ein Lerneffekt kann auch sein, ob die vielen Meetings, in denen sich nicht nur Manager tagelang aufhalten, wirklich nötig sind. Vielleicht gibt es auch effektivere Formen der Abstimmung.

Wie können wir die Vorteile des Homeoffices bewahren und wie verhindern Unternehmen, wieder in alte Muster zu verfallen, wenn die Normalität zurückgekehrt ist?

Unternehmen müssen aus dieser Zeit lernen. Und zum Lernen gehört das Reflektieren. Dafür müssen sie sich nach der Corona-Pandemie Zeit nehmen. Es wäre falsch, zurückzukehren, und alles so zu machen, wie vorher. Sie sollten möglichst zeitnah reflektieren, was sie ändern können, zum Beispiel bei den Arbeitsabläufen und auch beim Stand der Digitalisierung. Mitarbeiter könnten dafür jetzt schon einmal notieren, was im Homeoffice gut läuft und was übertragbar wäre auf die Zeit nach Corona. Genauso aber auch, was nicht so gut läuft und verbessert werden sollte, auch welche Hürden abgebaut werden sollten. Arbeitgeber können ihre Angestellten jetzt auch dazu auffordern, diese Reflektionsschleifen einzubauen.

Deutschen Unternehmen wird nachgesagt, an einer Präsenzkultur zu leiden. Wird es nach Corona mehr Homeoffice geben?

Ja, ich denke schon. Für die Mehrheit werden sich die Befürchtungen wie soziale Isolation nicht bestätigen. Dafür wird mehr das Positive gesehen werden, zum Beispiel konzentriert und flexibel arbeiten zu können.

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