Krankenakten werden 30 Jahre aufgehoben

Die gelernte Arzthelferin Gudrun Hattermann ist seit 13 Jahren gemeinsam mit einer Kollegin als Verwaltungsangestellte für das Archiv und damit für sämtliche Krankenakten des Hauses zuständig. Nur vorübergehend werden hier alle Kurven, Arztbriefe und OP-Berichte der jährlich rund 14 000 Patienten in einer Hängeregistratur auf Papier aufbewahrt – fein säuberlich geordnet nach Alphabet und Datum. Einmal im Quartal, so berichtet die 56-Jährige, werden sie von einer Firma abgeholt, die alles Gedruckte und Geschriebene digitalisiert.

„Das braucht dann eine Woche, bevor wir alles in unserem elektronischen System wieder aufrufen können.“ Zudem gebe es Sicherungskopien auf CD und als Mikrofilm. Letztere, so Gudrun Hattermann, werden in einem feuerfesten Schrank gehortet.

Angewendet werde diese elektronische Aufbewahrung seit 2004. Das Krankenhaus zahlt für die Digitalisierung nach eigenen Angaben rund 75 000 Euro jährlich.

Alle Akten aus den Jahren davor gibt es auch noch auf Papier – im Keller des Hauses. Nach und nach verschwinden allerdings auch die, denn die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 30 Jahre. Danach würden die Akten vernichtet. So wird es ab 2034 nur noch das digitalisierte Archiv geben.

Gudrun Hattermann betont immer wieder, „einen sehr sensiblen Arbeitsplatz“ zu haben. „Hier geht es um viele Daten, mit denen wir verantwortungsvoll umgehen müssen.“ Für Einblicke in Akten brauche es deswegen eine schriftliche Anforderung und Legitimation. Nur dann könnten Kopien einzelner Berichte herausgegeben werden – beispielsweise an niedergelassene Ärzte, andere Krankenhäuser und Patienten.

Langfristig, da ist sich Gudrun Hattermann sicher, werde es ohnehin keine Papierakten mehr geben. Sämtliche Dokumentationen könnten eines Tages elektronisch am Krankenbett geführt werden.

Erste Versuche gibt es bereits: Seit Anfang des Jahres, so erklärt Verwaltungsdirektor Klaus Salge auf Nachfrage, seien auf zwei internistischen Stationen des Hauses probeweise so genannte mobile Visiten eingeführt worden. Bei diesen hantiere der Arzt mit einem Laptop. Allerdings, so Salge, sei ein papierloses Krankenhaus noch reine Utopie.