Die elektronische Bewerbung

Online-Jobbörsen boomen. Laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom veröffentlichen dort bereits 79 Prozent der Unternehmen Stellenangebote. Und ein Drittel der Stellenangebote läuft gar über soziale Netzwerke wie Facebook und XING. Entsprechend hoch ist heute der Anteil der Bewerbungen per E-Mail. Leider gibt es hierfür noch keine Standards. Deshalb sind viele Stellensucher unsicher, wenn sie sich per Mail bewerben. Deshalb hier einige Tipps des Stuttgarter Personalberaters Alexander Walz.

Eine Maxime beim Sich-Bewerben per E-Mail ist: Machen Sie dem Empfänger das Bearbeiten Ihrer Bewerbung so einfach wie möglich. Eine erste „Arbeitserleichterung“ ist eine eindeutige Betreffzeile in Ihrer Mail. Darin sollte stehen, auf welche Position Sie sich bewerben. Geben Sie zudem Ihren Namen und gegebenenfalls die Kennnummer an. Dann weiß der Empfänger sofort über den Inhalt der Mail Bescheid. Sehr gut ist ein Betreff wie: „Klaus Weber – Bewerbung als Leiter Buchhaltung Werk A-Hausen – Nr. 66778“.

Bei so aussageschwachen Betreffzeilen wie „Meine Bewerbung“ oder „Unser Telefonat“ muss der Empfänger zunächst in die Mail oder gar die Unterlagen schauen, um diese einordnen zu können. Das macht keinen guten ersten Eindruck.

Bei vielen Bewerbern besteht die E-Mail nur aus einem Satz – zum Beispiel: „Anbei meine Unterlagen nebst Anschreiben“. Das eigentliche Anschreiben ist als separate Datei angehängt. Besser ist es, wenn die E-Mail selbst bereits das Anschreiben darstellt. Beachten Sie hierbei: Das Anschreiben sollte nicht länger als eine gedruckte Seite sein.

Ansonsten gelten für Anschreiben per Mail weitgehend dieselben Regeln wie für Anschreiben, die per Post versandt werden. Aus ihnen sollte klar hervorgehen, warum Sie sich auf die Stelle bewerben. In ihm sollte zudem stehen, wo Sie die Stellenausschreibung entdeckt haben – und zwar konkret. Schreiben Sie also nicht „Im Internet las ich …“, sondern „Im Stellenportal monster.de las ich Ihre Stellenanzeige“.

Auch den Lebenslauf gilt: Machen Sie es dem Empfänger so leicht wie möglich, Ihre Bewerbung zu bearbeiten. Packen Sie also Dateien, die zusammen gehören, wie zum Beispiel den Werdegang und das Kompetenzprofil in eine Datei. So ersparen Sie dem Empfänger das Öffnen mehrerer Dateien und ein Suchen und Sortieren.

Scannen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen möglichst einheitlich ein – also nicht in allen möglichen, eventuell sogar exotischen Dateiformaten. Generell gilt: Das Volumen der Dateien sollte nicht zu groß sein. Als Limit werden 1 MB pro Anlage und insgesamt maximal 5 MB empfohlen. Beachten Sie: Alle Attachments sollten selbsterklärende Dateinamen haben. Ihr Name sollte darin enthalten sein. Nennen Sie die Datei, die Ihren Lebenslauf zum Inhalt hat, also nicht schlicht „CV“, sondern zum Beispiel „Max Mustermann_Lebenslauf“.

Übermitteln Sie alle Dokumente in einer unveränderbaren und für Computerviren möglichst unanfälligen Form an den Adressaten (also zum Beispiel im PDF-Format). Sollte beispielsweise ein Lebenslauf im Word-Format verlangt sein, achten Sie beim Erstellen der Datei auf eine professionelle Verwendung der Formatierungszeichen (wie Absatzzeichen und Tabulatoren). Schon manch Bewerber, der seine Office-Kenntnisse als „sehr gut“ bezeichnete, wurde durch das Einblenden der Formatierungszeichen als „Dilettant“ entlarvt.

Versenden Sie Ihre Bewerbung von einem E-Mail-Account, den Sie regelmäßig überprüfen können. Unternehmen erwarten, dass Bewerber einmal pro Tag ihr E-Mail-Postfach auf neue Eingänge hin checken. Achten Sie beim Einrichten des Postfachs auf eine „klare“ Adresse. Falls die Adresse „IhrVornameNachname@provider.de“ belegt ist, verwenden Sie eine Kurzform Ihres Namens. Vermeiden sollten Sie aus Seriositätsgründen E-Mail-Adressen wie „baerchen69@provider.de“. Und nicht vergessen: Geben Sie in Ihrer E-Mail-Bewerbung auch Ihre Postanschrift nebst Telefonnummer an. Sie sollte außer in der Signatur des Anschreibens auch im Kopf Ihres Lebenslaufs stehen.

Wenn Sie Ihre Bewerbung per Mail versenden, erhalten Sie wahrscheinlich auch per Mail eine Eingangsbestätigung. Geben Sie sich damit zufrieden. Denn (wiederholtes) Nachfragen nach dem Stand des Bewerbungsverfahrens nervt die Verantwortlichen in den Unternehmen – unter anderem, weil Sie ihnen damit indirekt unterstellen, dass sie den Prozess nicht im Griff haben.