Besprechungen – nie ohne Moderation

Moderation kommt von "Moderatio" und das bedeutet "das rechte Maß finden". Damit wird deutlich, um was es geht, und gleichzeitig, woran es an den meisten Bespre-chungen hapert.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Moderation ist bereits bei Gruppen ab zwei Personen erforderlich, wenn man professionell agieren will.

Was sind nun die Aufgaben eines Moderators? Im Idealfall sorgt er bereits in der Vorbereitung für einen guten Start, indem er das Thema der Besprechung, das Ziel zum Thema, und die Aufgabe der Besprechung in die Einladung zur Besprechung schreibt.

Es gibt inzwischen Organisationen, bei denen niemand mehr zu einer Besprechung kommt, wenn diese Punkte vorab nicht geklärt sind. Wenn diese Punkte erst am Anfang einer Besprechung geklärt werden können, kann es sein, dass die Hälfte der zur Verfügung stehenden Zeit für diese Klärung benötigt wird.

Das ist zur Überraschung vieler eine gut investierte Zeit, weil oft erst danach eine wirklich produktive Besprechung möglich ist. So ist es fast immer sinnvoll, erst mal die Begriffe zu klären, um sich nicht schon nach zwei Minuten "in die Wolle zu kriegen". Als Hilfestellung für den anfänglichen Klärungsprozess helfen auch Fragen wie "Was soll am Ende unserer Besprechung erreicht sein?" oder "Woran messen wir das Ergebnis unserer Besprechung?"

Während der Besprechung steuert der Moderator durch Fragen den Prozess, visualisiert das Gesagte, bremst die Dominierenden und aktiviert die Leisen, sorgt für die Einhaltung von "Spielregeln" und entschärft Spannungen, holt das Einverständnis der Gruppe bezüglich der jeweiligen Vorgehensweise ein und stellt mit Blick auf das Ziel einen Konsens her.

Mit anderen Worten: Der Moderator ist vor allem in größeren Runden ein Methodenspezialist, aber kein inhaltlicher Experte. Das heißt, er arbeitet im Sinne eines "Unparteiischen". Die jeweilige Moderationsmethode – zum Beispiel Brainstorming – und damit der Einsatz entsprechender Hilfsmittel – zum Beispiel Flip-Chart – richtet sich vor allem nach der Art des Themas, der Zusammensetzung der Gruppe und/oder der Gesprächssituation.

Für viele etwas ungewöhnlich: Der Moderator steht! Schon deshalb, weil er ja am Flip-Chart oder an einer Tafel das Gesagte visualisiert. Außerdem erhält er so eine zu-sätzliche Autorität und einen besseren Überblick. Jeder Lehrer wird diesen Effekt bestätigen können.

Bei Grundsatzdiskussionen oder beim Start von Projekten ist es am Anfang sinnvoll, erst einmal jeden Teilnehmer nach seiner Meinung zu fragen und damit für alle eine Transparenz über das derzeit vorhandene Gedankengut herzustellen.

Wenn Punkte aus einer vorangegangenen Besprechungen zur Sprache kommen, dann geht es nicht darum, warum irgend etwas nicht funktioniert oder warum die Zeit knapp wird, sondern ausschließlich um die Frage, wie es funktionieren könnte oder wie der Termin doch eingehalten werden kann.

Eine Besprechung beziehungsweise ein Besprechungspunkt endet immer mit der Frage "Wer macht was mit wem bis wann?". Das Ergebnis dieser Frage wird in einem Ergebnis-protokoll festgehalten, in welchem ein Verantwortlicher – nicht mehrere – sowie ein Endtermin für eine Aufgabe festgehalten wird.

Wenn irgend möglich, legt der Verantwortliche den Endtermin selbst fest und nicht der Chef. Die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Termin dann auch eingehalten wird, ist auf diese Weise deutlich höher.

Vor allem bei der Einführung der Moderationsmethode sollte immer mal wieder eine Rückblende am Ende einer Besprechung gezogen werden, indem jeder Teilnehmer zu folgenden Fragen Stellung nimmt: "Was war hilfreich, was war hem-mend? Was können wir beim nächsten Mal besser machen?"

cramer@management-beratung.org