Braunschweig.

Bei der Zusammenarbeit von IT- und Fachabteilungen gibt es oft Konflikte. Zentrale Ursachen hierfür sind eine mangelnde Kommunikation, zu wenig Verständnis für die Arbeitssituation des Partners und unklare Absprachen.

„Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen in der Software – und das stets sofort.“ Solche Klagen hört man oft von IT-Abteilungen von Unternehmen. Zugleich beschweren sich deren Fachbereiche: „Die ITler haben von unserer Arbeit keine Ahnung. Die verstehen nicht, was wir brauchen.“

„In einer von wechselseitigen Vorwürfen geprägten Atmosphäre ist eine effektive Zusammenarbeit zwischen den IT- und Fachabteilungen nur schwer möglich“, sagt der Bruchsaler Unternehmensberater Daniel Krones. „Entsprechend mau sind häufig die Arbeitsergebnisse.“ Deshalb gibt er einige Tipps, wie Unternehmen die Voraussetzungen für eine effektive Zusammen- und Projektarbeit schaffen.

Feste Ansprechpartner benennen: Häufig entstehen in Projekten Irritationen dadurch, dass die Beteiligten nicht wissen: An wen kann ich mich mit Wünschen oder Fragen wenden? Deshalb sollte auf beiden Seiten ein fester Ansprechpartner eingerichtet werden. Dieser muss gewisse Anforderungen erfüllen. Er sollte zum Beispiel die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation in der jeweils anderen Abteilung kennen; außerdem sollte er deren Sprache sprechen. Das gilt insbesondere für den Ansprechpartner in der IT-Abteilung, denn diese hat eine Dienstleistungsfunktion in der Organisation.

Keine wichtigen Infos zwischen Tür und Angel: Häufig werden in Unternehmen wichtige Infos „en passant“ weitergegeben. Dann ist die Gefahr groß, dass die entwickelte Lösung nicht den Vorstellungen der Fachabteilung entspricht, weil sich die Beteiligten nicht über die konkreten Anforderungen verständigten.

Für klare Abläufe und Absprachen sorgen: Damit die Zusammenarbeit gelingt sind klare Prozesse nötig. Das heißt: Es sollte nicht nur geklärt werden, wer wofür zuständig ist. Geklärt werden sollte auch, wie die Aufgaben erledigt werden. Denn die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilung haben oft ein verschiedenes Projektverständnis. Entsprechend wichtig ist es, sich über das Vorgehen zu verständigen. Wichtig sind auch regelmäßige Treffen, bei denen sich die Beteiligten über den Projektstand und -verlauf austauschen.

Die persönliche Kommunikation fördern: Projekte laufen meist umso reibungsloser, je besser die Beteiligten sich persönlich kennen. Denn wenn Hans Stapel aus der IT-Abteilung Luise Riegel aus dem Service-Center kennt und mag, wird er ihr, wenn sie nicht sofort auf ein Anliegen reagiert, nur selten unterstellen: „Die will unsere Arbeit boykottieren.“ Vielmehr denkt er: „Die hat gewiss gerade viel um die Ohren. Sonst ….“ Ähnlich verhält es sich umgekehrt.

Deshalb ist es keine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn die Projektbeteiligten sich regelmäßig zu einem Projektfrühstück treffen. Oder gerade in der Startphase von Projekten auch mal Kegeln gehen.

Solche eher informellen Treffen ersetzen aber nicht offizielle Meetings, in denen sich die Beteiligten auch auf Grundregeln der Kommunikation verständigen. Eine solche Regel kann lauten: „Wir rufen uns bei Problemen zunächst an.“ Oder: „Wenn etwas nicht klappt, unterstellen wir dem Partner trotzdem eine gute Absicht.“ Beherzigen alle Beteiligten solche Grundregeln, dann lassen sich viele Irritationen vermeiden und die Qualität der Zusammenarbeit steigt.