Wie man Meetings effektiv gestaltet

Arbeitstreffen in der Firma kosten oft mehr Zeit als nötig. Damit Meetings effektiv sind, müssen die Teilnehmer einige Grundregeln beherzigen.

Nicht nur in Unternehmen, auch in der Politik gibt es jede Menge Meetings. Das Bild zeigt eines in Kairo vorige Woche: Mohammed Tantawi (rechts), Vorsitzender des obersten Rats der Streitkräfte, diskutiert mit dem deutschen Außenminister Guido Westerwelle und mehreren Beratern. Wie effektiv das Meeting war, ist nicht überliefert.    

Foto: dpa

Nicht nur in Unternehmen, auch in der Politik gibt es jede Menge Meetings. Das Bild zeigt eines in Kairo vorige Woche: Mohammed Tantawi (rechts), Vorsitzender des obersten Rats der Streitkräfte, diskutiert mit dem deutschen Außenminister Guido Westerwelle und mehreren Beratern. Wie effektiv das Meeting war, ist nicht überliefert.     Foto: dpa

Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter: Kaum ist ein Meeting beendet, steht das nächste im Kalender. Und kaum ist dieses vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Führungskräfte in Meetings. Ähnlich ist dies bei Mitarbeitern, die größere Projekte leiten.

Oft haben Mitarbeiter dann auch abends, wenn sie den Tag Revue passieren lassen, das unbefriedigende Gefühl: Ich habe heute nichts getan, außer mit Leuten zu schwatzen. Zudem fragen sie sich: Was hätte ich in der Zeit Wichtiges erledigen können? Insbesondere dann, wenn sie registrieren: Vieles was in den Meetings besprochen wird, wird ohnehin nicht verwirklicht.

Manche klagen denn auch über die zunehmende "Meeting-itis" in ihren Unternehmen. Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, würden die verbleibenden nur effektiver gestaltet. Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit.

Entsprechend sollten sie organisiert sein. Dazu sechs Tipps.

1. Ziele definieren

Das erscheint selbstverständlich, ist es aber nicht. Oft sagt ein Teilnehmer: "Lasst uns loslegen. Ich muss noch..." Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema, ohne vorab zu klären: Was müssen wir heute besprechen? Welches sind die wichtigsten Themen? Welche Ziele können wir erreichen? Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings über die Tagesordnung sowie die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. Auch das Vorgehen sollten Sie erörtern. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewünschte Orientierung.

2. Tagesordnung durchgehen

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen – obwohl das nicht der Fall sein muss. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Ziele besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Tagesordnung.

3. Reihenfolge klären

Dies ist nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. So erübrigt es sich zum Beispiel häufig, über Investitionen zu debattieren, wenn der Bericht des Controllers zeigt: Unsere Kasse ist leer.

Aber auch, wenn zwischen den Themen kein Zusammenhang besteht, sollten Sie mit den Teilnehmern klären, in welcher Reihenfolge diese besprochen werden. Einige Teilnehmer sind sauer, weil "ihre" Themen am Schluss erörtert werden. Und restlos verärgert sind sie, wenn "ihre" Themen, weil die Zeit knapp wird, nur noch im Schnelldurchgang behandelt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlüsse umzusetzen.

4. Zwischenergebnisse festhalten

Bei vielen Meetings kommen Präsentationsmedien wie Flipcharts, Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer etwa über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Werden die Vorschläge jedoch ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile erörtert, stehen die Medien ungenutzt herum.

Das fördert endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Die Folge: Nicht die besten Lösungen, sondern die ausdauerndsten Redner gehen aus ihnen als Sieger hervor.

5. Bitte schriftlich: Wer tut was?

Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Maßnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. Ergebnis: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, ist dann doch nicht erledigt.

6. Zusammenfassen und danken

Da bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer danach einfach auseinander. Weder werden die Teilnehmer für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Auch erhalten sie nicht die Chance, sich positiv oder negativ über den Verlauf des Meetings zu äußern. Eine Zusammenfassung des Erreichten fehlt ebenfalls.

Das rächt sich. Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat das Besprochene schnell vergessen. Und wenn ein Kollege nach dem Meeting fragt, lautet die Antwort: "Wie soll’s gewesen sein? Wir haben mal wieder endlos..."

Ähnlich ist es dann, wenn sich zwei Teilnehmer zufällig im Flur oder in der Kantine treffen. Auch dann wird über das Meeting gesprochen – aber nicht über das Erreichte, sondern darüber, wie unstrukturiert es verlief und was man besser machen könnte. Doch beim nächsten Meeting ist dies vergessen. Also verläuft alles wie beim letzten Mal.

Die Autorin ist Geschäftsführerin des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner in Hamburg.

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